聞けば答える社内資料検索AIを作る

「これ、どこ?」とよく聞かれるものから選びます。就業に関する手順書、経費申請のやり方、よく使うテンプレート、過去の議事録。形式はWordでもPDFでもテキストでも構いません。ここで社外秘と個人情報を外します。 迷ったら入れないほうを選び、後から足せば大丈夫です。

デスクトップに「資料フォルダ」を1つ作り、選んだ資料をそこへコピーします。この集める作業自体も相棒に頼めます。 手元のファイルを扱えるAIアプリなら、下のように頼むだけで探して集めてくれます。

デスクトップに「社内資料」というフォルダを作ってください。

そのうえで、次のフォルダの中から、私が指定したファイルをコピーして入れてください。
（ここに、資料が入っているフォルダの場所を書く）

守ってほしいこと:
- 元のファイルは動かさず、コピーだけを入れる
- ファイル名は元のまま変えない
- コピーが終わったら、入ったファイルの一覧を見せる

もし迷うファイルがあれば、勝手に判断せず私に聞いてください。

ここがこのレシピの心臓です。フォルダ全体を読ませて、1行1資料の目次台帳（INDEX.md）を作らせます。人が読める目次であると同時に、AIが探すときの地図になります。

「社内資料」フォルダの中身をすべて読んで、目次台帳を作ってください。

INDEX.md というファイル名で、フォルダの中に保存してください。
表の形にして、1行につき1つの資料を書きます。列は次の4つです。

1. ファイル名
2. タイトル（資料の内容が分かる短い名前）
3. 内容の要約（1〜2行。どんなときに読む資料かが分かるように）
4. 更新日（資料の中に日付があればそれを、なければ「不明」）

守ってほしいこと:
- 中身を読まずに、ファイル名だけで要約を書かない
- 読めなかったファイルは「読めませんでした」と正直に一覧の下に書く
- 内容が重複している資料があれば、最後に教えてください

できあがった台帳をざっと眺めてください。要約を読んで中身が思い浮かべば成功です。ここが整っているほど、次の検索がよく当たります。

台帳ができたら、あとは日本語で聞くだけです。「経費の締め切りって何日?」「有給を取るときの申請先は?」のように、いつも先輩に聞いていた言い方で構いません。フォルダ名を添えて聞くのがコツです。「社内資料フォルダから探して」と一言足すだけで、相棒はまず台帳を見て、当たりを付けた資料を開いて答えます。

答えが返ってきたら、必ず「どのファイルの、どのあたりに書いてありましたか」と聞きます。示されたファイルを開いて、同じことが書いてあるかを目で確認してください。古い版を読んでいたり、似た資料と取り違えたりすることがあります。出典を出させる習慣が、この仕組みを安心して使える唯一の条件です。

新しい資料をフォルダに入れたら、台帳も更新が必要です。「社内資料フォルダを見直して、INDEX.mdに載っていない資料を追加して。消えた資料の行は削除して」と頼むだけで済みます。月に1回このひと言を送る習慣にすれば、検索できる状態が保てます。ここまで来たら、このレシピは完了です。