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LESSON 10
Level 6

AIが扱いやすいデータを作る

AIが探せる形にデータを整える考え方を身につける

難易度：入門所要時間：15分最終確認日：2026-08-15対象：macOS・Windows
LEARNING GOALS

この教材でできるようになること

  • ぐちゃぐちゃの顧客リストの整形をAIに任せられる
  • 表記ゆれと重複の整理を任せ、残す方を自分で選べる
  • 整えた台帳から必要な1件を探す作業をAIに任せられる
  • AIに渡してよいデータの範囲を自分で線引きできる
ONE-PAGE DIAGRAM

一枚図解

書き方がばらばらな顧客リストが、AIの手で1行1件・列がそろい通し番号が付いた台帳に整い、名前で探すと1件だけ見つかる流れを示した図

書き方がばらばらの一覧表は、人が見れば読めても、AIには「同じ人が2人いる別々の情報」に見えます。1行1件・列がそろい・通し番号が付いた形に整えると、AIは名前ひとつで正しい1件を取り出せるようになります。

VIDEO

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データベースは、探せる形に整えた台帳4:18

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LESSON

文字による講義

一言で説明

データベースとは、探せる形に整えて情報をためておく場所のことです。難しい道具の名前ではなく、「1行1件、列がそろっている、1件ずつに番号が付いている」という並べ方の約束だと考えてください。

なぜ必要なのか

社内の情報は、たいてい表計算ファイルの山になっています。同じ顧客が3つのファイルに別々の書き方で入っていて、最新がどれか分からない。この状態のままAIに「この会社の担当者を教えて」と聞いても、AIは自信たっぷりに間違えます。AIに仕事を任せるほど、渡すデータの形が結果を左右します。逆に言えば、整えるところさえ越えれば、探す・数える・まとめるはすべて任せられます。

身近なたとえ

レシートの山と、記入済みの家計簿の違いです。レシートの山でも「先月いくら使ったか」は分かりますが、全部広げて数える必要があります。日付・店名・金額の欄がそろった家計簿なら、開いた瞬間に答えが出ます。表計算ファイルの山がレシート、整えた台帳が家計簿です。

どのような仕組みか

30秒で押さえる言葉は3つだけです。行は1件分の情報（顧客ひとり）、列は項目の種類（会社名・担当者・電話番号）、IDは1件ずつに付ける重複しない通し番号です。ここに表記ゆれ（「株式会社」と「（株）」のように同じものを違う書き方で書いてしまうこと）をそろえる作業と、重複整理（同じ相手が二重に登録されている行をまとめること）が加わると、探せる台帳になります。書き方を1つの形にそろえることを正規化と呼びますが、名前を覚える必要はありません。

AIとの関係

このレッスンで一番大切なのはここです。整える作業は、全部AIの仕事です。 列をそろえるのも、「（株）」を「株式会社」に直すのも、全角と半角を統一するのも、同じ人の行を見つけてまとめるのも、通し番号を振るのも、頼めば数十秒で終わります。あなたがやるのは2つだけ。重複した2件のうちどちらを残すかを決めることと、そのデータをAIに渡してよいかを決めることです。

何ができるか

整った台帳ができると、「この会社の担当者は誰か」「今月連絡していない顧客は誰か」「同じ市内の取引先は何社か」といった質問に、AIがその場で答えられるようになります。社内資料をこの形に整えておけば、新人の「これどこにありますか」がAIへの質問1つで片付きます。

具体例

たとえば営業部で3人がそれぞれ管理していた顧客ファイルを1つの台帳にまとめます。同じ顧客が5件重複していたことが分かり、最新の連絡先だけを残します。以後は「A社の担当者と最終連絡日を教えて」と聞くだけで、誰のファイルを開くか迷わずに答えが返ってきます。

注意点と次に学ぶこと

顧客リストは、他人から預かった個人情報です。練習はこのあとのサンプルで行い、本物を扱うときは社内のルールを先に確かめてください。次のレッスンでは、整えたデータをどこに置いておくかを学びます。手元のPCの中だけでは、あなたが席を離れた瞬間に誰も使えないからです。

USE CASES

実際の利用例

顧客リストを1つの台帳にまとめる

部署ごとにばらけた一覧を1行1件に整え、重複と表記ゆれを消します。「最新の連絡先はどれか」で迷う時間がなくなります。

社内ナレッジをAIに探させる

手順書やFAQを同じ形に整えておくと、「返品の手続きは？」の一言で該当箇所が返ってきます。資料の場所を覚える必要がなくなります。

HANDS-ON

ぐちゃぐちゃの顧客リストを、AIに台帳へ変えさせる

このハンズオンのゴール：教材のサンプルをそのまま相棒へ貼り、1行1件・列がそろい通し番号が付いた台帳を作らせたあと、名前を聞くだけで会社名と電話番号が返ってくるところまで確かめる

言葉で説明されるより、1回やってみるほうが早いです。ここでは教材が用意した架空の顧客リストを使います。実在の会社も個人も含まれていないので、安心してそのまま貼れます。使うのは、レベル0であなたのPCに入れた相棒です。

下のカードには、ぐちゃぐちゃのサンプルと頼み方がひとまとめに入っています。中身を読む必要はありません。まるごとコピーして、相棒に貼るだけです。

ぐちゃぐちゃの顧客リストを台帳に整えてもらう
次の顧客リストは、書き方がばらばらで同じ相手が重複しています。AIが探しやすい台帳の形に整えてください。

条件:
1. 1行1件にして、列は「ID・会社名・担当者名・メールアドレス・電話番号・最終連絡日」の順にそろえる
2. IDは1から始まる通し番号を付ける
3. 会社名は「株式会社」の表記にそろえ、数字と記号は半角にそろえる
4. 同じ相手の行はまとめて1件にする。まとめたものは、どの行とどの行をまとめたかも一覧で教えてください
5. 空いている欄は空のままにして、勝手に埋めないでください
6. 最終連絡日は 2026-07-03 の形にそろえる

できあがった表を画面に表示して、そのあと「何をどう直したか」を専門用語なしで5行以内にまとめてください。

--- ここからリスト ---
株式会社ゲンバシフト商事, 山田 太郎, yamada@example.co.jp, 03-1234-5678, 2026/07/03
（株）ゲンバシフト商事, 山田太郎, YAMADA@example.co.jp, 0312345678, 2026年7月3日
ゲンバシフト商事株式会社, 佐藤 花子, sato@example.co.jp, 03-1234-5679,
有限会社みどり工務店, 鈴木 一郎, suzuki@midori.example.jp, 090-1111-2222, 2026/6/28
みどり工務店, すずき いちろう, suzuki@midori.example.jp, ０９０１１１１２２２２, 2026-06-28
株式会社アオゾラ物流, 高橋 次郎, takahashi@aozora.example.com, 06-9999-0000, 2026/07/11
アオゾラ物流（株）, 高橋　次郎, takahashi@aozora.example.com, , 2026/7/11
合同会社ひまわり企画, 田中 三郎, tanaka@himawari.example.jp, 052-333-4444, 2026/05/20
ひまわり企画, 田中三郎, TANAKA@himawari.example.jp, 052-333-4444,
株式会社きた電機, 伊藤 四郎, ito@kita.example.jp, 011-222-3333, 2026/07/02
キタ電機, , ito@kita.example.jp, 011-222-3333,
株式会社みなみ食品, 渡辺 五郎, watanabe@minami.example.jp, 092-555-6666, 2026/06/15
みなみ食品, 渡辺　五郎, watanabe@minami.example.jp, ０９２-５５５-６６６６, 2026/6/15
株式会社ひがし印刷, 中村 六郎, nakamura@higashi.example.jp, , 2026/07/09
--- ここまで ---

期待される結果

14行のばらばらな一覧が、9件前後の整った表に変わります。IDが1から順に振られ、会社名の書き方と電話番号の桁がそろい、日付の形も統一されます。

成功条件

1行1件・列がそろい・通し番号が付いた表が画面に出れば成功です。あなたはいま、手作業なら30分かかる整理を、貼るだけで終わらせました。

注意点

このサンプルは架空です。本物の顧客リストは、後半の「安全上の注意」を読んでから扱ってください。

分かりにくかったとき

「いま何をしたのかを、レシートの山を家計簿に書き写す作業にたとえて説明してください」と追加で伝えます。

「どちらを残すか」だけは、あなたの出番です。

「株式会社きた電機／伊藤 四郎」と「キタ電機／担当者なし」は、AIから見ると同じ相手かどうか確信が持てません。まとめた一覧を見て、残す1件を選ぶのはあなたの仕事です。迷ったら「判断に困った行だけを表にして、どちらを残すか私が選べるようにしてください」と伝えれば、確認すべき数件だけを出してくれます。

整った台帳ができたら、仕上げです。整えることの意味は、探せるようになることにあります。 同じ相棒に、続けてこう聞いてみてください。

整えた台帳に、名前で聞いてみる
いま整えてくれた台帳を使って、次の質問に答えてください。

1. 高橋 次郎さんの会社名・電話番号・最終連絡日を教えてください
2. 最終連絡日が 2026-07-01 より前の顧客を、古い順に並べて教えてください
3. 電話番号が入っていない顧客がいれば教えてください

答えるときは、台帳の何行目を見て答えたのかも一緒に書いてください。

質問1には「株式会社アオゾラ物流／06-9999-0000／2026-07-11」と即答が返ります。もとのリストでは、この人の電話番号は片方の行にしか入っていませんでした。整えたからこそ、欠けていた情報が補われた1件として引けるようになったわけです。質問2と3も、探し回らずに一覧で返ってきます。これが「AIが扱いやすいデータ」の正体です。

同じ質問を、整える前のリストにもぶつけてみると違いが分かります。

「さっきの整える前のリストに同じ質問をしたら、どう答えにくかったか教えてください」と聞いてみてください。同じ人が2件あって最新がどちらか分からない、電話番号の書き方が違って比べられない、といった説明が返ってきます。整える作業が何のためだったのかが、ここで腹落ちします。

TROUBLESHOOTING

エラーまたは失敗例

勝手に埋められた欄と、消された行に気をつけます。

よくある失敗は2つです。1つは、空欄をAIが「たぶんこれだろう」と推測で埋めてしまうこと。もう1つは、別人だった2件を同じ人とみなしてまとめてしまうことです。どちらも見た目はきれいなので、気づきにくいのが厄介です。防ぎ方は簡単で、頼むときに「空欄は空のままにして」「まとめた行は、どれとどれをまとめたか一覧で見せて」と添えるだけです。結果が変だと感じたら、その表をそのまま相棒に貼って「元のリストと突き合わせて、消えた情報がないか確認して」と聞けば、差分を出してくれます。

SAFETY

安全上の注意

顧客リストは、他人から預かった情報です。貼る前に線を引きます。

  • 練習は必ずサンプルで。このページのリストは架空です。手順を覚えるまでは、本物を使わないでください。
  • 実務で使う前に社内ルールを確認する。会社の情報を外部のサービスへ渡してよいか、どのツールなら許可されているかは会社ごとに違います。分からなければ、上長か情報システム担当に一言確認してください。
  • 渡す範囲は必要な列だけにする。整理が目的なら、氏名と会社名だけで足りることがほとんどです。生年月日やマイナンバー、口座情報のような列は、そもそも渡さないのが最も安全です。
  • どうしても不安なら、まず形だけ相談する。実データを渡さず「こういう列構成の表を整えたい」と伝えれば、手順の設計まではAIに任せられます。

ここだけは人間がやる

AIに任せない

整える作業はすべてAIに任せられますが、次の3つだけはあなたが決めます。

  • 貼ってよい範囲の決定 — どのデータをAIに渡すか。社内ルールと個人情報の扱いに沿って、あなたが線を引きます。
  • 重複したどちらを残すかの最終判断 — 古い連絡先と新しい連絡先、どちらが正しいかを知っているのはあなただけです。
  • 整えた台帳を正本にする合図 — 今日からこの台帳を見る、と決めるのは人の仕事です。決めないと、古いファイルが使われ続けます。

AIにこう聞いてみよう

データを整えるのは、もう僕の仕事だよ。手元の一覧表で試したくなったら、下の文をコピーして貼ってみて!
AIへ入力する指示
この顧客リストの表記ゆれと重複を整理して、検索できる形にして。

私は非エンジニアなので、次の順で進めてください。
1. どんな形に整えるのかを、専門用語なしで先に説明する
2. 私が「進めて」と答えてから、整理を実行する
3. 同じ相手かどうか迷った行は、まとめずに一覧で見せて、私に選ばせる
4. 空欄は推測で埋めず、空のままにする

実際のデータを渡す前に、「安全上の注意」で確認した社内ルールを思い出してください。迷ったら、まずは数行だけの小さなサンプルからで大丈夫です。

整った台帳ができたね! でも今のままだと、その台帳はあなたのPCの中だけにあるんだ。次は、整えたデータを誰でも見られる場所に置く方法だよ。置き場所さえできれば、社内の誰かが聞いた質問にも僕が答えられるようになるよ!

CHECK

確認問題

問題 1 / 3 未回答

手元のぐちゃぐちゃな顧客リストをAIに整理させたい。最初の一歩として適切なものはどれか。

手元のぐちゃぐちゃな顧客リストをAIに整理させたい。最初の一歩として適切なものはどれか。

問題 2 / 3 未回答

表記ゆれや重複を整理するとき、人とAIの役割分担として適切なものはどれか。

表記ゆれや重複を整理するとき、人とAIの役割分担として適切なものはどれか。

問題 3 / 3 未回答

本物の顧客リストをAIに渡す前の判断として、適切なものはどれか。

本物の顧客リストをAIに渡す前の判断として、適切なものはどれか。
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YOUR WORK

自分の仕事へ置き換えてみる

入力する情報、実行する時刻、結果の届け先、人が確認する場面まで書くと、仕組みを設計しやすくなります。

PROMPT CARD

実務で使えるプロンプト

手元の一覧表を渡す前の下調べをAIにさせる
私は非エンジニアです。手元にある一覧表を、AIが探しやすい形に整えたいです。

1. 「1行1件・列がそろっている・通し番号が付いている」の3点で、私の表の何が足りなくなりがちかを教えてください
2. 表記ゆれと重複を整理するとき、AIに任せてよい作業と、私が決めるべき判断を分けてください
3. 個人情報が含まれる表を扱うとき、貼る前に社内で確認しておくべきことを一覧にしてください

まだ実際のデータは渡しません。専門用語には短い言い換えを付けてください。
クリア!
COMPLETE

学んだことを、自分の言葉で説明できそうですか？

完了を記録すると、無料アカウントの学習ダッシュボードからいつでも振り返れます。

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