問い合わせの仕分けと返信下書きをAIに任せる

昨日ぶんの問い合わせを10件ほど、テキストファイル1つにコピーします。1件ずつ「---」のような区切り線で分けておくだけで十分です。自分がどう分けたかを覚えている範囲を選ぶのがコツで、そうすればAIの仕分けが合っているかをその場で確かめられます。

ここだけは人が決めます。種類は3〜5個まで。多くしすぎると当たらなくなります。急ぎ度は「今日中に返す」「明日まででよい」「調べてから返す」の3段でまず十分です。迷ったら「うちの問い合わせを分けるとしたら、どんな種類が考えられますか。私に質問しながら一緒に決めて」と相棒に相談してください。分け方が決まったら、渡す前に連絡先を伏せます。

ここがこのレシピの心臓です。分け方と急ぎ度の基準を伝えるだけで、読み取りも仕分けも並べ替えもAIが引き受けます。

貼りつけた問い合わせを読んで、種類と急ぎ度で仕分けてください。

私は非エンジニアです。仕分けの作業は私にさせず、あなたが行ってください。

種類は次の4つに分けてください。
- よくある質問（使い方・手続きの案内で答えられるもの）
- 不具合の報告
- 請求や支払いに関すること
- お叱り・強い不満

急ぎ度は次の3段にしてください。
- 今日中に返す
- 明日まででよい
- 調べてから返す

出してほしいもの:
- 1件1行の表（番号・種類・急ぎ度・要点1行・そう判断した理由1行）
- 急ぎ度が高い順に並べる

守ってほしいこと:
- 「お叱り・強い不満」に入れたものは、急ぎ度を必ず「今日中に返す」にする
- 判断に迷ったものは、勝手に決めずに「要確認」と書く
- 返信はまだ書かなくて構いません

（ここに、問い合わせの本文をまとめて貼る）

出てきた一覧を見て、自分ならどう分けたかと比べてください。ずれていたら「3番はお叱りではなく不具合の報告です。どこを見てそう判断したか教えて」と伝えます。理由が返ってくるので、それをもとに「今後は返金の話が出たら請求に入れて」のように基準を足していきます。2〜3往復で、実務で使える精度になります。

仕分けが安定したら、件数がいちばん多い種類の下書きを作らせます。ここを用意しておくだけで、返信にかかる時間が半分以下になります。下書きは3種類ほどで十分です。送るのは人、という線は動かしません。

「よくある質問」に分類した問い合わせのうち、件数が多いものから3つ選んで、返信の下書きを作ってください。

守ってほしいこと:
- 宛名・注文番号・日付は「（ここに入れる）」と空欄にしておき、勝手に埋めない
- 事実が確認できないことは書かず、「確認のうえご連絡します」と書く
- 金額・返金・契約の解除に触れる内容は、下書きを作らず「人が書く」と印をつける
- 8行以内で、やわらかく、結論を先に書く
- 送信は私が行います。あなたは下書きまでにしてください

「昨日ぶんの問い合わせを仕分けて、急ぎ度の高い順に並べて」。この一言を毎朝の型にします。返信を送るたびに「いまの返信を、次から使える下書きとして保存する形に整えて」と頼めば、ひな形が少しずつ増えていきます。ここまで来たら、このレシピは完了です。