経理の月次集計と請求書チェックをAIに任せる

先月ぶんの売上台帳を1つ選びます。答え合わせができるように、すでに手作業で締めた月を選ぶのがおすすめです。デスクトップに「月次作業」というフォルダを作り、台帳のコピーと、突き合わせたい請求書の一覧をそこへ入れます。原本はいつもの場所に置いたままにしてください。

ここだけは人が決めます。台帳を開いて、列の名前をざっと眺めてください。集計に要るのは、日付・取引先の区分・品目・金額・件数あたりです。担当者名や口座番号の列は、伏せるか削ります。迷ったら「この台帳の列のうち、月次集計に本当に必要な列はどれか、質問しながら一緒に絞って」と相棒に相談すれば、一緒に決めてくれます。

ここがこのレシピの心臓です。出したい数字と、誰に見せるものかを伝えるだけで、読み込みも集計も表づくりもAIが引き受けます。あなたは出てきた表を眺めて、意図とずれていないかだけを確かめます。

「月次作業」フォルダの中にある売上台帳を読んで、先月ぶんの月次サマリを作ってください。

私は非エンジニアです。計算式やコードは私に書かせず、あなたが用意してください。

出してほしいもの:
- 月の売上合計と、件数
- 取引先の区分ごとの売上合計（金額の大きい順）
- 品目ごとの売上合計
- 前の月と比べた増減（金額と割合）

守ってほしいこと:
- 台帳の原本は書き換えず、結果は新しいファイルに出す
- 金額が空欄の行、日付が読めない行は、勝手に0とみなさず「確認が必要な行」として最後にまとめる
- どの列をどう使って集計したかを、専門用語なしで1行ずつ説明する

この結果は社内の月次会議で共有します。まず集計の方針を説明してください。私が「進めて」と答えるまで、実行はしないでください。

サマリができたら、そのまま突き合わせを頼みます。「台帳にあるのに請求書がない」「金額が違う」「同じ請求が2回」の3種類を一覧にしてもらうのがコツです。ここでAIが出すのは候補であって結論ではありません。1件ずつ「これは値引き」「これは請求漏れ」と判断するのは、あなたの仕事です。

さきほどの売上台帳と、同じフォルダにある請求書の一覧を突き合わせてください。

次の3つに分けて、表の形で出してください。
1. 台帳にあるのに請求書が見当たらないもの
2. 金額が一致しないもの（台帳の金額と請求書の金額を並べる）
3. 同じ取引に対して請求が二重になっていそうなもの

守ってほしいこと:
- 1件ごとに、なぜそう判断したかを1行で添える
- 確信が持てないものは「要確認」と正直に書き、勝手に結論を出さない
- 金額の単位や税の扱いで迷ったら、私に質問してください

最後は必ず人が見ます。見るのは3点だけです。月の売上合計、件数、「確認が必要な行」の中身。手作業で締めた月を選んでおけば、合計が一致した瞬間に「この頼み方でいける」と分かります。ずれていたら「合計が私の手元の数字と違います。どの行の扱いが原因か調べて」と、そのまま伝えれば追いかけてくれます。

うまくいった指示文は、そのまま来月の資産です。「いまの手順を、来月そのまま使えるように1つの指示文にまとめて」と頼めば、清書して返してくれます。ダッシュボードの保存したプロンプトへ置いておけば、翌月は貼るだけで済みます。ここまで来たら、このレシピは完了です。