総務の全社案内文と名簿整理をAIに任せる

整った文にする必要はありません。「健康診断」「10月中」「全社員対象」「予約は各自」。この断片で十分です。むしろ、きれいに書こうとして手が止まるくらいなら、断片のまま渡したほうが早く終わります。誰に配るかといつまでに何をしてほしいかの2つだけは、忘れずに入れてください。

ここがこのレシピの前半の心臓です。誰に向けた案内かを伝えるだけで、書き出しも本文も締めもAIが組み立てます。あなたは出てきた下書きを読んで、日付と締め切りだけを確かめます。

次の内容で、全社員へ配る案内文の下書きを作ってください。

（ここに、伝えたいことを箇条書きで3行ほど書く）

守ってほしいこと:
- 件名と本文を分けて書く
- 結論（何をいつまでにしてほしいか）を最初の3行以内に書く
- 全体で15行以内。専門用語や堅すぎる言い回しは使わない
- 日付・場所・締め切りは、私が渡した情報だけを書き、勝手に補わない
- 分からない項目は「（要確認）」と書いて、私に質問してください

配る相手は全社員です。制度の変更や費用の負担に触れる場合は、その旨を最後に教えてください。

ここだけは人が決めます。名簿のコピーを作り、氏名・所属・在籍状況の3列だけ残して、それ以外の列は削るか伏せます。整理に必要なのはこの3列で足ります。原本はいつもの場所に置いたままにしてください。

後半の心臓です。ここでのコツは、いきなり直させないこと。まず「どこが揺れているか」の一覧だけを出させて、人が見てから直します。同姓同名の取り違えは、この一手間で防げます。

この名簿を読んで、表記の揺れと重複していそうな行を洗い出してください。

まだ直さないでください。一覧を見せるところまでにしてください。

出してほしいもの:
1. 部署名の表記ゆれ（例: 「営業部」と「営業本部」のように、同じ部署かもしれない書き方の組み合わせ）
2. 氏名の表記ゆれ（全角と半角、スペースの有無、旧字体など）
3. 重複していそうな行（同じ人が2行以上ある可能性のあるもの）

守ってほしいこと:
- 重複の候補は、なぜそう判断したかを1行で添える
- 同姓同名の別人である可能性があるものは、その旨をはっきり書く
- 私が「進めて」と答えるまで、名簿を書き換えないでください

一覧を眺めて、統合してよいものだけ「1番と4番は同じ人です。統合して」と伝えます。判断がつかない行は、そのまま残して構いません。

最後は必ず人が見ます。見るのは3点だけです。締め切りの日付、配布先の人数、制度や費用に触れていないか。触れているなら、配る前に上長へ回します。問題なければ、あなたの名前で配ってください。

うまくいった案内文は、来年も使えます。「いまの案内文を、来年そのまま使えるひな形にして。年度や日付は空欄にして」と頼めば、清書して返してくれます。名簿のほうも「次に整理するとき、同じ判断で直せるように基準をまとめて」と頼んでおくと、担当が替わっても揺れません。ここまで来たら、このレシピは完了です。