PRACTICAL RECIPE

見積・受発注・請求の下書きをAIに任せる

見積書づくりを丸ごと手放すのではありません。取引先名と単価を外したひな形と、今回の品目・数量・納期を渡すだけで、下書きはAIが組み立てます。金額を入れて完成させるのは、あなたです。

想定30分難易度: 入門費用: 手元のAIアプリの無料の範囲だけで完結します。新しい見積ソフトや請求書サービスを契約する必要はありません。いま使っている表計算ソフトとフォルダのまま、今日から試せます。最終確認日：2026-08-16

COMPLETED IMAGE

完成イメージ

左が過去の見積を引っ張り出して一から手打ちしている机、右がひな形から出てきた見積書の下書き1枚。金額欄だけが空いている。ビフォーとアフターを並べた図

渡すのは、ひな形と今回の条件。返ってくるのは、右の1枚です。

「この前と似た案件の見積、どのファイルだったか」と過去のフォルダを探し、見つけたら開いて、品目を打ち直し、数量を直し、納期を直す。1件に30分。それが、ひな形と今回の条件を渡してひとこと頼むだけに変わります。見積ソフトの契約は要りません。使うのは、いま手元にあるAIアプリ1つだけです。

過去の見積をひな形に取引先名と単価は外す

今回の条件を渡す品目・数量・納期だけ

下書きが返ってくる体裁も項目もそろう

金額を入れて完成ここだけは人の仕事

AIが作るのは下書きまで。金額を入れて出すのは、いつでもあなたです。

「会社のデータとAI」では、見積書の「原文」は貼らない側に置いています。取引先名・単価・数量がそのまま入った紙は、外へ出すと取り返しがつかないからです。このレシピは、その線を守ったまま見積づくりを任せます。渡すのは原文ではなく、名前と単価を抜いた「ひな形」と、今回の条件だけ。 禁止されているのは原文を渡すことであって、見積書を作らせること自体ではありません。

BEFORE YOU START

必要な知識

AIエージェント

手元のファイルを読んで、書類の下書きまで作ってくれるAIの相棒のことです。

Level 0 教材へ

CSV

品目・数量・単価を、行と列のそろった形でAIに渡すための書き方です。

Level 1 教材へ

Markdown

できあがった下書きを、見出しと表で人にも読める形にしておく書き方です。

Level 1 教材へ

バックアップ

過去の見積の原本を壊さないよう、作業用のコピーを別に取っておく考え方です。

Level 7 教材へ

SERVICES

必要な外部サービス

見積・受発注・請求の下書きをAIに任せるで利用する外部サービスと費用
サービス名	用途	費用
手元のAIアプリ（相棒）	ひな形と今回の条件を読み、見積・注文請書・請求チェックの下書きを作る	無料で試せる無料の範囲で試せる。1日に何十件も回すようになってから上位プランを検討
表計算ソフト（ExcelやGoogleスプレッドシート）	見積のひな形を置く場所と、できあがった下書きの確認に使う	無料で試せる無料のGoogleスプレッドシートで足りる。手元にExcelがあればそれで十分

始める前の安全確認

過去の見積を、そのままAIへ貼らないでください。

見積書の原文には、取引先名・担当者名・その相手にだけ出している単価が入っています。これは外へ出ると取り返しがつかない情報です。渡す前に必ず、名前と金額を外した「ひな形」に作り替えます。
原本のファイルは触らせません。必ず作業用のコピーを作り、コピーだけを開いて編集します。 ひな形づくりに失敗しても、原本が無事なら何度でもやり直せます。
単価は、ひな形にも下書きにも入れません。金額を入れるのは、下書きが出てきたあと、あなたの手元だけです。値付けは会社の判断であって、AIに預けるものではありません。

ここだけは人間がやる

AIに任せない

ひな形から先の下書きづくりはAIの仕事です。それでも次の4つだけは、あなたが決めてください。

単価と値引き — いくらで出すかは、相手との関係と原価を知っているあなたにしか決められません。
納期の約束 — 実際に間に合うかどうかは、在庫と職人の手を見て決めることです。
数量と品目の最終確認 — 下書きの行が1つ抜けていないか、単位が「本」か「箱」か。ここは目で見ます。
社外へ出す前の承認 — 見積書も請求書も、あなたが目を通してから送ります。

いきなり進行中の案件じゃなくて大丈夫! すでに出し終わった見積を1件選ぼう。答え合わせができるから、頼み方が合っているかすぐ分かるよ。

6 STEPS

作り方

書式を組み直す作業はありません。あなたがやるのは、ひな形を1枚だけ用意することと、返ってきた下書きに金額を入れることだけです。

過去の見積を1件選び、作業用のコピーを作る
すでに出し終わった見積を1件選びます。うまくいった案件、よく出す品目が入っているものがおすすめです。デスクトップに「見積の下書き」というフォルダを作り、その1件のコピーだけを入れます。原本はいつもの場所に置いたままにしてください。ここで入れるのは1件だけです。フォルダごと渡す必要はありません。
取引先名と単価を外して「ひな形」にする
ここがこのレシピでいちばん大事な工程です。コピーを開いて、次の3つを消します。取引先の会社名と担当者名、単価と合計金額、先方の住所や連絡先。品目名・単位・数量・納期・備考の言い回し・表の並びは、そのまま残します。残したところが、あなたの会社の見積の「型」です。
どこを消せばいいか迷ったら、ひな形にする前の判断だけをAIに相談できます。ファイルを渡さず、列の名前だけを打って聞くのが安全です。
どこを消せばひな形になるか相談する指示文
```
うちの見積書には、次の欄があります。

（ここに、見積書の欄の名前だけを並べて書く。例: 日付／宛先／件名／品目／数量／単位／単価／金額／納期／備考）

このうち、AIに渡すと取り返しがつかなくなる欄はどれですか。
私は従業員数名の小さな会社の代表で、社内に情報システムの担当者はいません。判断するのは私です。

次の3つに分けて、理由を1行ずつ添えて教えてください。
1. 消してからでないと渡せない欄
2. 「A社」「担当B」のように置き換えれば渡せる欄
3. そのまま渡してよい欄

ファイルはまだ渡していません。この一覧だけを見て答えてください。
```
消し終わったら「見積ひな形.xlsx」のような名前で保存します。これが今後ずっと使える資産で、作るのはこの1回だけです。

今回の条件を渡して、下書きを作ってもらう

ここがこのレシピの心臓です。ひな形を渡し、今回の品目・数量・納期を伝えるだけ。打ち直しも書式合わせもAIが引き受けます。単価は伝えません。 金額の列は空のまま返してもらいます。

ひな形と今回の条件から見積の下書きを作ってもらう指示文

「見積の下書き」フォルダにある「見積ひな形」を読んで、今回の案件の見積書の下書きを作ってください。

私は非エンジニアです。関数やコードは私に書かせず、あなたが用意してください。

今回の条件:
- 品目と数量:（ここに、品目と数量を箇条書きで書く）
- 希望納期:（ここに、日付や「今月末」などを書く）
- 特記事項:（ここに、分納・現場搬入など、あれば書く）

守ってほしいこと:
- 単価と金額の欄は、私が後で入れるので空のままにする
- 宛先と担当者名は「（宛先）」「（担当）」のまま空けておく
- ひな形にある欄・並び・言い回しは変えない
- 数量の単位（本・箱・平方メートルなど）は、ひな形と同じ書き方にそろえる
- 判断に迷った行は勝手に決めず、最後に「確認したいこと」としてまとめる

まず、どういう下書きにするかの方針を説明してください。私が「進めて」と答えるまで、作り始めないでください。

単価を入れて、あなたが仕上げる
返ってきた下書きを開いて、空いている単価の列を埋めます。ここは5分もかかりません。打ち直しが終わっているぶんだけ、まるごと時間が浮いています。
見るのは3点だけです。品目の行が抜けていないか、数量と単位が合っているか、納期が実際に守れるか。「確認したいこと」に挙がった行は、必ず自分で判断します。宛先を入れて、金額を入れて、印刷すれば、そのまま出せる見積書です。

受注が決まったら、控えの下書きも続けて作らせる

見積が通ったら、同じ会話の続きで注文請書や受注控えを頼めます。内容はさっき作った見積と同じなので、AIは並べ替えるだけで済みます。ここでも金額の扱いは同じで、単価はあなたが入れます。

受注が決まったあとの控えを作ってもらう指示文

さきほどの見積の下書きが、そのまま受注になりました。
同じ内容で、注文請書（受注の控え）の下書きを作ってください。

守ってほしいこと:
- 品目・数量・単位・納期は、さきほどの見積と1行ずつ突き合わせて、同じにする
- 金額の欄は空のままにする（私が入れます）
- 見積と食い違っている点があれば、直す前に一覧で教えてください
- 社内で控えとして残す前提なので、日付と件名が分かる書き方にする

請求書が正しいかを確かめさせ、指示文を保存する
月末には、出した見積と実際の請求が合っているかを確かめます。ここもAIが得意な作業です。AIが出すのは候補であって結論ではありません。「これは追加分」「これは値引き」と決めるのは、あなたの仕事です。
見積と請求の食い違いを洗い出してもらう指示文
```
さきほどの見積の内容と、これから渡す請求の内容を突き合わせてください。

次の3つに分けて、表の形で出してください。
1. 見積にあるのに請求に入っていないもの
2. 数量や単位が一致しないもの（見積の値と請求の値を並べる）
3. 見積に無いのに請求に入っているもの

守ってほしいこと:
- 1件ごとに、なぜそう判断したかを1行で添える
- 確信が持てないものは「要確認」と正直に書き、勝手に結論を出さない
- 金額の単位や税の扱いで迷ったら、私に質問してください
```
最後に「いまの手順を、次の案件でそのまま使えるように1つの指示文にまとめて」と頼めば、清書して返してくれます。ダッシュボードの保存したプロンプトへ置いておけば、次からは貼るだけです。ここまで来たら、このレシピは完了です。

AIへの頼み方例

頼み方に正解はありません。次の文はどれもそのまま貼って使えます。自分の商売に近いものを選んでください。

このひな形を使って、次の条件で見積書の下書きを作って。単価と宛先の欄は空のままにしてください。
いちばん短い頼み方
見積書からAIに渡してはいけない欄を教えて。私が消すべき欄を、理由つきで一覧にしてください。ファイルはまだ渡しません。
ひな形をまだ作っていないとき
この現場の必要数量をメモから拾って、品目ごとに1行ずつの表にして。単位はひな形と同じ書き方にそろえてください。
品目が多くて打つのが大変
この見積の備考欄を、取引先に失礼のない書き方に直して。案を3つ出して、違いを1行ずつ説明してください。
言い回しを整えたいとき
見積と請求を突き合わせて、数量が合っていないものを一覧にして。確信が持てないものは「要確認」と正直に書いてください。
請求の食い違いを探したい

AIにこう聞いてみよう

準備はいらないよ。すでに出し終わった見積を1件思い浮かべて、下の文を貼るだけ。どこを消すかを決めるところから一緒にやろう!

AIへ入力する指示

「（自分の商売の名前）」の見積書づくりを、AIに任せられる形にしたいです。手元に、過去に出した見積のファイルがあります。

私は非エンジニアで、従業員数名の会社の代表です。社内に情報システムの担当者はいないので、決めるのは私です。関数やコードは私に書かせず、あなたが用意してください。次の順で進めてください。
1. まず、見積書のうちAIに渡してよくない欄（取引先名・単価など）の見分け方を教える
2. 次に、それを消した「ひな形」の作り方を、私の手元の操作として順に示す
3. そのあと、今回の案件の条件を私に3つほど質問しながら聞き取る
4. 最後に、単価の欄を空けたまま下書きを作り、私が金額を入れる手順を示す

（ここに、過去の見積ファイルの場所を書く）

返ってきた説明が難しかったら「専門用語を使わず、たとえ話で説明してください」と足すと、ちょうどいい深さに戻せます。

ひな形が1枚できたら、あとは同じ言い方の繰り返し。次は注文請書でも、請求書の確かめでも、書類まわりをまるごと軽くしていけるよ!

GOAL CHECK

完成条件チェックリスト

過去の見積を1件選び、原本を触らない作業用のコピーを作った取引先名と単価を外した「ひな形」を1枚作り、手元に保存した今回の品目・数量・納期を伝えて、見積書の下書きを1件受け取った下書きの数量と条件を自分で確かめ、単価を入れて見積書を仕上げた受注が決まったあとの控え（注文請書）の下書きもAIに作らせた請求書と見積の食い違いをAIに洗い出させ、人の目で最終確認した次の案件でもそのまま使えるように、使った指示文を自分用に保存した

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