採用の応募者対応をAIに下ごしらえさせる

デスクトップに「採用作業」というフォルダを1つ作り、直近の応募メールと履歴書のコピーをそこへ入れます。原本の受信箱やクラウド上のファイルはそのままにしてください。まずは直近の5件ほどで十分です。うまく回ることが分かってから増やします。

ここだけは人が決めます。進捗管理に必要なのは、識別記号・応募日・応募職種・選考の段階・最後に連絡した日、この5つです。氏名や連絡先は伏せても一覧は作れます。迷ったら「応募者の進捗管理に本当に必要な項目はどれか、質問しながら一緒に絞って。個人情報はできるだけ渡さない形にしたい」と相棒に相談してください。

ここがこのレシピの心臓です。応募者1人が1行の表にするだけで、受信箱を遡る作業が消えます。読み取りも表づくりもAIが引き受けます。

「採用作業」フォルダにある応募書類を読んで、選考状況の一覧を作ってください。

私は非エンジニアです。表計算の関数やコードは私に書かせず、あなたが用意してください。

表の列は次の6つにしてください。
1. 識別記号（応募者1、応募者2のように振る。氏名は書かない）
2. 応募日
3. 応募職種
4. いまの選考段階（書類選考・一次面接・二次面接・結果待ちなど）
5. 最後にこちらから連絡した日
6. 次にやること

守ってほしいこと:
- 氏名・住所・電話番号・生年月日は、表に書かない
- 書類から読み取れない項目は、埋めずに「不明」と書く
- 合否の見込みや、応募者の順位づけは絶対にしない
- 判断に迷う書類があれば、勝手に決めずに私へ質問する

一覧ができたら、そのまま「遅れ」を出させます。見るべきは最後に連絡した日から何日たっているかの1点だけです。「3日以上返信していない応募者を、古い順に並べて」と頼めば、今日やるべきことが上から順に並びます。ここが採用でいちばん効く一手です。

よく使う文面を3種類ほど用意させます。書類選考の通過連絡、面接日程の調整、そして選考見送りの連絡です。下書きはAI、送るのは人。 この線は動かしません。特に見送りの連絡は、宛名と職種と日付を1文字ずつ確かめてから送ってください。

応募者へ送る返信の下書きを、3種類作ってください。

1. 書類選考を通過し、面接の日程を相談したいとき
2. 面接の日程を再調整したいとき
3. 今回は見送りとなったことを伝えるとき

守ってほしいこと:
- 宛名・職種・日付は「（ここに入れる）」と空欄にしておき、勝手に埋めない
- 見送りの連絡は、理由を細かく書かず、相手の時間への感謝を必ず入れる
- 敬語は丁寧すぎない、読みやすい長さにする（8行以内）
- 送信は私が行います。あなたは下書きを作るところまでにしてください

「採用作業フォルダを見直して、一覧に載っていない応募を追加して。3日以上連絡していない人を上に並べて」。この一言を週に一度送るだけで、取りこぼしのない状態が保てます。ここまで来たら、このレシピは完了です。